Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti  menerima tamu, menerima telepon, mengambil dikte dan mengurus surat-menyurat, dan sebagainya. Karena itu seorang pimpinan mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh sekretaris dalam melaksanakan pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Tugas-tugas bantuan yang akan diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda, bergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Karena itu banyak variasi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris haruslah memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan pimpinan.

Tugas-tugas rutin meliputi:

Tugas-tugas khusus meliputi:

GATHERING is FUN

Pada masa-masa tertentu, para karyawan mungkin merasa jenuh menjalani rutinitas di kantor. Oleh karena itu, biasanya perusahaan mengadakan kegiatan outbound gathering yang dihadiri oleh pimpinan perusahaan dan karyawan perusahaan. Bukan hanya itu, outbound gathering ini juga biasanya dihadiri oleh para vendor dan seluruh pihak yang terlibat dalam perkembangan dan kemajuan perusahaan. Kegiatan outbound gathering ini biasanya dilakukan di alam terbuka dalam suasana santai dan kekeluargaan. Tujuan kegiatan ini adalah untuk menumbuhkan rasa persaudaraan dan kekeluargaan yang erat serta untuk mempererat tali silaturrahmi antara berbagai pihak yang terlibat di perusahaan.

Berikut ini beberapa manfaat outbound gathering bagi perusahaan.

1. Sebagai sarana silaturrahmi

Tujuan utama dari kegiatan outbound gathering ini adalah adalah untuk mempererat tali silaturrahmi. Oleh sebab itu, dengan adanya kegiatan ini diharapkan silaturrahmi yang terjalin antara pimpinan dan karyawan atau antar sesama karyawan bisa semakin erat.

2. Mempererat hubungan antar karyawan

Dalam dunia kerja, biasanya ada ketidakharmonisan yang terjadi antara karyawan, sehingga biasanya terbentuk kelompokan atau yang dikenal dengan istilah ‘geng’ antar karyawan. Oleh sebab itu, kegiatan ini juga bisa sebagai sarana untuk mempererat hubungan antar karyawan yang renggang. Sebab jika tidak ditangani lebih lanjut, ketidakharmonisan seperti ini bisa memperburuk efisiensi dan efektifitas kerja perusahaan.

3. Memperbaiki dan mengatasi konflik

Tidak dapat dipungkiri bahwa dalam sebuah perusahaan pasti punya konflik, baik itu antar karyawan dan pimpinan, ataupun antar sesama karyawan. Kegiatan ini diharapkan dapat menurunkan panasnya konflik yang terjadi di perusahaan.

4. Sebagai sarana refreshing

Perusahaan dengan berbagai tuntutannya akan membuat karyawan berada di bawah tekanan yang kuat, sehingga kegiatan outbound gathering ini bisa digunakan sebagai sarana untuk menyegarkan pikiran dan tubuh para pesertanya.

5. Dapat membangun team building dan team work yang solid

Kegiatan outbound gathering yang dilakukan dengan berbagai permainan yang mengasah kepemimpinan, pengembangan diri, dan kerja sama bisa dijadikan sebagai sarana untuk membangun team building dan team work agar karyawan semakin solid. Dengan demikian, kinerja karyawan bisa semakin meningkat. Tentu saja hal ini akan menguntungkan perusahaan.

FUNGSI RUANG KANTOR

Kantor merupakan semacam sistem kerjasama yang melibatkan orang-orang yang melakukan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan ini dapat diperjelas dengan memberikan uraian mengenai fungsi-fungsi kantor, yakni:

a. Memeriksa informasi.

Bentuk informasi yang umumnya diterima adalah surat, panggilan, telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.

b. Merekam informasi

Tujuan dari pembuatan rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan dengan segera apabila dibutuhkan. Rekaman  (record)  harus  disiapkan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan pengadaan perusahaan. Rekaman ini digunakan untuk menunjukkan rincian transaksi, operasi, dan sebagainya.

c. Mengatur informasi

Kantor bertanggung jawab untuk mensuplai informasi dalam bentuk  yang paling baik dalam melayani manajemen. Contoh untuk pengaturan informasi ini adalah penyiapan faktur, penetapan harga, laporan statistika dan laporan lainnya. d. Memberi informasi 

Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dari rekaman  apabila diminta oleh manajemen. Informasi yang diberikan ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat khusus serta informasi yang diberikan dapat berbentuk lisan maupun tulisan.

e. Memeilhara aktiva (asset)

Menurut Denyer (Moekijat,1997:23) Kantor juga berfungsi untuk menyiapkan secara cermat urusan dalam perusahaan seperti diperlibatkan dalam rekaman dan memperingatkan manajemen mengenai hal-hal yang tidak menguntungkan, yang mungkin terjadi dalam perusahaan Selain yang disebutkan diatas Fungsi-fungsi kantor yang bersifat kepemerintahan yaitu :

Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.

Untuk mencatat keterangan

Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.

Untuk memberi keterangan

Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.

Keuntungan jadi pegawai kantoran :

1. Kemandirian finansial

Yang pertama dan terpenting dari keuntungan yang didapat adalah kemandirian finansial. Anda mendapatkan uang dengan aturan dan jadwal yang jelas. Kantong Anda juga aman karena pekerjaan ini menjanjikan gaji secara berkala. Tinggal bagaimana Anda mengelola uang dengan lebih baik. Jika ada sisa, Anda bisa membelanjakannya untuk kebutuhan sekunder, tapi pastikan dulu bahwa Anda masih memiliki uang untuk kebutuhan pribadi.

2. Jaminan kesehatan

Pada kebanyakan perusahaan, karyawan diperbolehkan untuk memilih asuransi kesehatan yang biayanya akan ditanggung oleh perusahaan. Bayangkan, jika Anda membutuhkan sejumlah uang untuk operasi darurat dan Anda tidak perlu membayar untuk itu. Menguntungkan, bukan? Asuransi juga keuntungan jadi pegawai yang penting Anda dapatkan.

3. Memanfaatkan passion

Bila Anda bekerja di bidang yang Anda cintai, Anda bisa menggunakan bakat dan menyalurkan passion Anda dengan maksimal. Misalnya, Anda berminat dengan desain grafis. Mengejar karier sebagai desainer grafis tidak hanya akan membuat pekerjaan Anda menyenangkan, tetapi juga akan mengasah bakat dan menghidupkan passion Anda.

4. Waktu jadi lebih produktif

Keuntungan jadi pegawai lainnya adalah, Anda cenderung menggunakan waktu lebih produktif. Tentu saja Anda dibayar untuk itu. Ini jelas lebih baik daripada menghabiskan waktu untuk kegiatan lain yang tidak memberi keuntungan seperti ini, bukan?

5. Mengembangkan keprofesionalan

Ketika Anda bekerja di suatu tempat dalam waktu yang lama, Anda akan merasakan tumbuhnya rasa profesional.  Ini juga berarti Anda akan mendapatkan banyak pengalaman, juga pemasukan. Profesionalisme ini, karena banyak nilai positif di dalamnya. Misalnya, Anda jadi lebih disiplin, jujur, kreatif, dan sejenisnya. Sifat-sifat ini jika sudah ditempa, akan berguna sekalipun Anda pindah tempat bekerja.

6. Memperluas pengetahuan

Ketika Anda bekerja di kantor, Anda bisa belajar ribuan hal baru. Kalaupun Anda pindah tempat kerja, Anda bisa mengenal ide-ide bisnis baru di tempat kerja lain. Wawasan pun jadi lebih luas, pengalaman juga terasah. Selain itu, Anda juga bisa mengetahui bagaimana kinerja perusahaan yang berbeda.

Itu dia 6  Keuntungan Jadi Pegawai Kantoran. Meskipun dipekerjakan sebagai pegawai memang memiliki sisi negatif, kita tidak dapat mengabaikan manfaatnya. (Berbagai sumber)

PENGERTIAN LAN DAN INTERNET

LAN DAN INTERNET

Secara harfiah, Internet (kependekan dari interconnected-networking) ialah sistem global dari seluruh jaringan komputer yang saling terhubung menggunakan standar Internet Protocol Suite (TCP/IP) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia. Dalam pengertian jaringan komputer, Internet dapat dikategorikan sebagai jaringan WAN, yaitu jaringan komputer luas yang menghubungkan komputer-komputer diseluruh dunia. Jaringan komputer ada 5 macam,yaitu LAN (Local Area Network), MAN (Metropolitan Area Network), WAN (Wide Area Network), Intranet, dan Internet.

Local Area Network atau LAN, merupakan suatu Jenis Jaringan Komputer dengan cakupan lokal (ruangan). Devices atau tools yang digunakan menggunakan berbagai perangkat jaringan yang cukup sederhana dan populer, seperti menggunakan kabel UTP (Unshielded Twisted-Pair), Hub, Switch, Router, dan lain sebagainya. Contoh dari jaringan LAN seperti komputer-komputer yang saling terhubung di sekolah, di perusahaan, Warnet, maupun antar rumah tetangga yang masih mencakup wilayah lokal.

MAN (Metropolitan Area Network)

Metropolitan Area Network atau MAN, merupakan Jenis Jaringan Komputer yang lebih luas dan lebih canggih dari Jenis Jaringan Komputer LAN. Disebut Metropolitan Area Network karena Jenis Jaringan Komputer MAN ini biasa digunakan untuk menghubungkan jaringan komputer dari suatu kota ke kota lainnya. Untuk dapat membuat suatu jaringan MAN, biasanya diperlukan adanya operator telekomunikasi untuk menghubungkan antar jaringan komputer. Contohnya seperti jaringan Depdiknas antar kota atau wilayah dan juga jaringan mall-mall moderen yang saling berhubungan antar kota.

Wide Area Network atau WAN, merupakan Jenis Jaringan Komputer yang lebih luas dan lebih canggih daripada Jenis Jaringan Komputer LAN dan MAN. Teknologi jaringan WAN biasa digunakan untuk menghubungkan suatu jaringan dengan negara lain atau dari satu benua ke benua yang lainnya. Jaringan WAN bisa terdiri dari berbagai Jenis Jaringan Komputer LAN dan WAN karena luasnya wilayah cakupan dari Jenis Jaringan Komputer WAN. Jaringan WAN, biasanya menggunakan kabel fiber optic serta menanamkannya di dalam tanah maupun melewati jalur bawah laut.

Intranet adalah sebuah jaringan pribadi/tersendiri yang berbasis protokol TCP/IP seperti internet hanya saja digunakan dalam internal perusahaan, kantor, bahkan warung internet (WARNET) pun dapat di kategorikan Intranet. Antar Intranet dapat saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya melalui sambungan Internet yang memberikan tulang punggung komunikasi jarak jauh. Akan tetapi sebetulnya sebuah Intranet tidak perlu sambungan luar ke Internet untuk berfungsi secara benar.

Internet dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas dan besar yang mendunia, yaitu menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain di seluruh dunia, dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi dari mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif.

Pengertian dan Jenis-jenis Absensi

Pengertian Absensi

Pengertian dan Jenis-jenis Absensi – Absensi atau kartu jam hadir ialah dokumen yang mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan tersebut dapat berupa daftar hadir biasa, dapat juga pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. Pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi 2(dua) bagian yakni pencatatan waktu hadir (attendance time keeping) dan juga pencatatan waktu kerja (shop time keeping).

Pengertian dan Jenis-jenis Absensi

Pencatatan jam hadir pada hadir pada kartu jam hadir yang dilakukan oleh pada setiap pegawai atau pekerja bisa mempengaruhi gaji bersih atau take home pay yang akan diterima oleh si pegawai atau pekerja setiap bulannya. Karena jika pegawai atau pekerja lupa ataupun tidak mencatatkan jam hadirnya pada kartu jam hadir akan dapat mempengaruhi komponen-komponen yang ada pada gaji, terutama sekali pada pos tunjangan, Dikarena tunjangan yang diberikan perusahaan pada setiap pegawai atau pekerjatergantung dari beberapa banyak pegawai atau pekerja hadir pada jam kerja. 

Seperti tunjangan makan dan juga transportasi, Apabila pegawai atau pekerja tidak mencatatkan jam hadirnya pada kartu jam hadir maka tunjangan makan dan hyga transpotasinya yang diterima pegawai atau pekerja setiap bulannya akan berkurang dan juga akan mempengaruhi gaji bersih yang diterima pegawai atau pekerja tersebut.

Pencatatan waktu hadir tersebut dimaksudkan untuk mengumpulkan data mengenai jumlah jam hadir pegawai atau pekerja dalam suatu periode pembayaran dan juga kadang-kadang juga tentang tarif upah untuk pekerjaan yang dilakukan. Pencatatan waktu kerja dimaksudkan untuk dapat mencatat jam kerja sesungguhnya yang digunakan oleh pegawai atau pekerja dalam setiap pekerjaan (job) atau departemennya. Catatan waktu kerja tersebut dapat digunakan untuk mengecek catatan waktu hadir serta juga mendapatkan data produksi yang diperlukan untuk dapat distribusi upah serta gaji dan juga perhitungan intensif.

Pencatatan absensi pegawai atau pekerja dapat dilakukan dengan beberapa cara, yakni :

Absensi Catatan Tangan

Absensi catatan tangan biasanya terdaoat diperusahaan-perusahaan kecil. Setiap karyawan tiba maupun pulang kantor.

Kelebihan absensi catatan tangan ini ialah murah dan juga mudah.

Kekurangan absensi catatan tangan pegawai atau pekerja dapat menulis waktu hadir maupun pulang sesuai dengan kehendaknya. Pegawai atau pekerja dapat mencatatkan waktu hadir maupun pulang temannya yang belum datang atau juga pulang lebih awal.

Bagian penggajian akan dapat mengalami kesulitan pada saat merekap jam hadir pegawai atau pekerja pada akhir bulan.

Absensi Almano (Sistem Ceklok)

Absensi tersebut menggunakan mesin almano atau mesin absensi dengan sistem ceklok. Jadi pegawai atau pekerja yang ingin mengisi kartu jam hadir harus memasukkan kartu jam hadir ke mesin almano, dan secara otomatis kartu jam hadir akan mencetak jam hadir maupun pulang karyawan sesuai dengan jam kantor.

Kelebihan sistem ceklok

pegawai atau pekerja tidak bisa menulis waktu hadir maupun pulang sekendak hati.

Bagian penggajian akan sedikit terbantu pada saat merekap jam hadir pekerja, Disebab karena lebih rapih dan juga mudah dilihat.

 Pegawai atau pekerja dapat mencatatkan waktu hadir maupun pulang temannya yang belum datang atau juga pulang lebih awal.

Biasanya Absensi sidik jari ini digunakan oleh perusahaan menengah ke atas. Cara kerja pada sistem Finger Scan ini ialah dengan cara menempelkan salah satu jari pada mesin setelah memasukkan nomer identitas pekerja.

Kelebihan dari absensi sidik jari :

Harganya relatif mahal.

Jika terdapat error maka data jam hadir karyawan tidak akan dapat diakses.

Tidak semua dapat melakukan finger scan dengan sukses sehingga terkadang tidak tercatat jika pegawai atau pekerja tersebut hadir kerja.

Absensi Telapak Tangan.

Biasanya sistem tersebut digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar. Cara kerja pada sistem tersebut mirip dengan cara kerja finger scan, yakni dengan cara menempelkan telapak tangan atau lima jari pada mesin setelah memasukkan no.Identitas pegawai atau pekerja.

Kelebihan absensi telapak tangan

Bagian penggajian akan dapat dengan mudah merekap jam hadir para pegawai atau pekerja , Disebabkan

karena sistem tersebut akan secara otomatis merekap jam hadir pekerja ketika melakukan finger scan.

Akan meningkatkan gengsi suatu perusahaan.

Kekurangan absensi telapak tangan

Jika terdapat mesin error maka data jam hadir pegawai atau pekerja tidak akan dapat diakses.

Tidak semua dapat melakukan finger scan dengan sukses sehingga terkadang tidak tercatat jika pegawai atau pekerja tersebut hadir kerja.